Е. Реутский
Чтобы бизнес приносил максимальный доход, необходимо считать каждую копейку в каждом бизнес-процессе компании. И вот, когда товар на складе и готов к отправке заказчику, возникает закономерный вопрос:
- Как сократить транспортные расходы на доставку товара заказчику?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, сколько ресурсов и на что компания тратит при организации доставки товара. Каждый, кто пытался ответить на выше поставленный вопрос, обязательно приходил к следующим вопросам:
- когда целесообразно привлекать собственный автотранспорт, а когда наемный?
-при каком суммарном пробеге за рейс выгодно задействовать собственный автотранспорт, а при каком наемный?
- сколько стоит оперативность доставки товара (доставка за 24 часа)?
- стоит ли отправлять в рейс 2 машины на 1 день или отправить 1 автомобиль на 2 дня?
- в каких случаях, и при каком пробеге, выгоднее отправить собственный автотранспорт на 2 дня, чем отправлять наемный автотранспорт на 2 дня?
Ответы на эти вопросы вы найдете ниже.
Шаг первый
Необходимо определить постоянные и переменные части транспортных затрат на доставку продукции. Тут надо учитывать, что для каждого предприятия, вопрос какие статьи транспортных затрат включать в постоянные, а какие в переменные затраты стоит строго индивидуально, в зависимости от специфики деятельности предприятия. Как правило, в постоянные затраты включают статьи расходов, которые не зависят от пробега автомобиля и маршрута рейса, а в переменные затраты на оборот статьи расходов, зависящие от пробега автомобиля и маршрута рейса.
Например:
Постоянные затраты (зарплата ИТР, аренда стоянки/боксов, лизинговые платежи, зарплата водителя (если она фиксированная величина) и т.д.);
- переменные затраты (платные дороги, оплата топлива, амортизация шин).
В нашем случае, будем считать, что постоянные затраты равны 5 280 000 бел.руб. в месяц. Исходя из допущения, что в месяце будет 22 рабочих дня, постоянные затраты в день равны 240 000 бел.руб.. Переменные затраты будут рассчитываться в зависимости от пробега автомобиля за рейс, расчет представлен в таблице 1.
Таблица 1 - Транспортные затраты, в зависимости от пробега автомобиля.
Шаг второй
Рассмотрим задачи маршрутизации транспорта (Vehicle Routing Problems, VRP) в разрезе затрат на доставку до нескольких отдаленных точек-потребителей рисунок 1 и рисунок 2.
Рис.1. Классическая задача VRP, обычный период планирования доставки — один день.
Рис.2. Задача Periodic VRP (PVRP): доставка может осуществляться в течение нескольких дней.
Шаг третий
Допустим, у компании имеется собственный транспорт, но в период пиковых продаж, она вынуждена привлекать к доставке товара наемный транспорт, такого же типа и грузоподъемности, как и собственный подвижной состав. Этот наемный транспорт компания привлекает по следующим тарифам и на следующих условиях:
Цена 1 км пробега 900 бел. руб.;
-цена за 1 час 25000 бел. руб.;
-при рейсе без участия экспедитора компании, включается почасовая работа в количестве 2 часов;
-при рейсе на 2 дня, за второй день наемный автотранспорт включает почасовую работу в количестве 4 часов;
-при рейсе на 2 дня, оплата гостиницы 80 000 бел. руб.;
-при рейсе на 2 дня, оплата охраняемой стоянки 10 000 бел. руб..
Сформулируем две типичные задачи, возникающие при выборе способа организации доставки товара собственным или наемным транспортом, доставка за 1 день или за 2 дня.
Задача 1
: рассчитать на каком общем километраже целесообразно отправлять наемный автомобиль на 2 дня, исходя из критерия затрат поездки на один день и на два дня.
Решение
Х1+У1+У2 ≥ Х2+А
, компании целесообразно привлекать наемный автотранспорт на 2 дня.
Задача 2
: рассчитать на каком общем километраже целесообразно отправлять собственный автомобиль на 2 дня, исходя из критерия затрат поездки на один день и на два дня.
Решение
: при возникновении ситуации, когда оплата за Х1+У1+У2 ≥Х2+А
, компании целесообразно отправлять собственный автомобиль на 2 дня.
Для закрепления методики расчета затрат на доставку товара, рассчитаем составляющие затрат для рейса длиной маршрута в 720 км и представим их в таблице 2.
Таблица 2 - Транспортные затраты на организацию доставки товара рейсом длинной 720 км.
Шаг четвертый
Что бы ответить на вопросы, которые мы ставили в начале статьи, теперь нам достаточно смоделировать затраты на рейсы, используя различные варианты автотранспорта и меняя протяженность маршрута доставки товара. Результаты моделирования представлены в таблице 3.
Таблица 3 - Итоги моделирования транспортных затрат на организацию доставки товара.
РЕЗЮМЕ
Простой анализ полученных данных, поможет сократить транспортные затраты на доставку товара клиентам и выбрать для фирмы оптимальную стратегию в формате затраты/качество обслуживание клиентов.
Оптимизация транспортных расходов клиентов без потери качества оказываемых транспортно-логистических услуг является одной из наиболее важных задач компании «УНОтранс Логистика». На решение данной задачи направлены анализ заявки заказчика, варианты сокращения транспортных расходов, разработка транспортно-логистической схемы.
С помощью оптимизации транспортной логистики можно значительно уменьшить расходы на доставку грузов и сократить время обслуживания клиентов. Рассмотрим основные способы оптимизации расходов при транспортной логистике.
1. Отправка груза различными видами транспорта
Во многом величина транспортных расходов зависит от вида используемого транспорта: автомобильного, железнодорожного, морского или воздушного. Выбор вида транспорта зависит от целей клиента и особенностей логистического процесса.
Автомобильный транспорт, который пользуется наибольшей популярностью, больше всего подходит для перевозки небольших партий грузов. Он обладает высокой скоростью и гибкостью доставки грузов.
Железнодорожный транспорт позволяет осуществлять недорогую перевозку крупных партий грузов на дальние расстояния.
Морской транспорт предназначен для перевозки очень больших партий грузов. Данный вид транспорта подойдет тем, кому важнее невысокие транспортные тарифы, нежели время доставки груза. Главные недостатки морского транспорта – это достаточно большие сроки доставки.
Воздушный транспорт используется реже всего. Его, пожалуй, единственным, но очень важным, преимуществом является скорость доставки груза. Главный недостаток – дороговизна.
Также можно снизить транспортные расходы путем комбинирования нескольких видов транспорта (мультимодальные грузоперевозки).
2. Оптимизация маршрута
Важная статья экономии транспортных расходов – это оптимизация маршрутов грузоперевозок. В процессе оптимизации необходимо учитывать такие критерии, как протяженность маршрута, время в пути, возможные дополнительные расходы. Нужно стараться минимизировать количество порожних пробегов и при необходимости разрабатывать новые маршруты.
3. Унификация документооборота
Также оптимизировать расходы можно при помощи унификации документооборота, что позволит значительно сократить объем документооборота. Благодаря унификации из документооборота убираются лишние звенья, которые являются устаревшими. Одна единая форма приходит на смену нескольким однотипным формам, заполняемым ранее, и фактически дублирующим друг друга.
4. Работа с поставщиками
Наличие надежного поставщика позволит избежать дополнительных финансовых затрат или полной потери денег, вызванных следующими причинами:
- доставкой бракованной продукции;
- нарушением сроков производства;
- дополнительными расходами.
5. Оптимизация работы отдела закупок
Создание оптимизированных маршрутов позволяет точно определить объем перевозок грузов со снабженческо-сбытовых предприятий, количество автомобилей, осуществляющих эти перевозки, способствует сокращению простоя автомобилей под загрузкой и разгрузкой, эффективному использованию подвижного состава и высвобождению из сфер обращения значительных материальных ресурсов потребителей. Вместе с тем планирование перевозок позволяет повысить производительность автомобилей при одновременном снижении количества подвижного состава, поступающего на предприятие притом же объеме перевозок.
Если созданы оптимальные маршруты и соблюдаются сроки поставки, то производственные запасы потребителей могут сокращаться в 1,5-2 раза, снижая тем самым затраты на складирование. Необходимость маршрутизации перевозок грузов обосновывается еще и тем, что маршруты дают возможность составления проектов текущих планов и оперативных заявок на транспорт, исходящих из действительных объемов перевозок.
Таким образом, разработка эффективных маршрутов и проектов планов перевозок способствует своевременному и бесперебойному выполнению поставок продукции и эффективному взаимодействию организаций-поставщиков, организаций-получателей и автотранспортных организаций. Подводя итог вышесказанному можно с уверенностью сказать, что задача оптимизации маршрутизации транспортных средств становится особо актуальной в условиях данной экономической ситуации.
Цель оптимизации транспортных перевозок. Так как имеется большое количество объектов доставки, то необходимо оптимизировать маршруты перевозок и оперативно реагировать на все изменения. Следовательно, можно определить цель оптимизации транспортных перевозок:
Разработать алгоритм оптимизации грузоперевозок с учетом временных окон и грузоподъемности транспортных средств. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:
Сформулировать математическую постановку задачи маршрутизации транспорта с условием ограничений;
Выбрать (разработать) критерии оптимизации;
Разработать модифицированный генетический алгоритм оптимизации грузоперевозок с учетом временных окон и грузоподъемности транспортных средств;
Экспериментально проверить эффективность работы алгоритма.
Для оптимизации маршрутов применяется ряд методов.
Метод Кларка-Райта. Был разработан двумя британскими учеными Г. Кларком (G. Clarke) и Дж.В. Райтом (J.W. Wright). Несмотря на давность разработки, он до сих пор остается одним из самых популярных методов для решения данной задачи, о чем свидетельствует практика его применения. Метод Кларка-Райта относится к числу приближенных, итерационных методов и предназначается для компьютерного решения задачи развозки. Этот алгоритм использует понятие выигрышей, чтобы оценить операции слияния между маршрутами. Выигрыш - мера сокращения стоимости, полученная комбинированием двух маленьких маршрутов в один больший маршрут. Достоинствами метода являются его простота, надежность и гибкость. Погрешность решения не превосходит в среднем 5-10%. Однако, учитывая жадный характер алгоритма Кларка-Райта, полученные решения имеют часто недостаточное качество относительно более сложных подходов. Необходимо также учесть, что после первых нескольких итераций в задачах со многими ограничениями вероятность слияний маршрута может решительно уменьшиться, мы не имеем возможности контролировать количество маршрутов.
Эвристические методы вставок. Наилучшее решение для конкретных исходных данных может быть найдено путем последовательного применения различных эвристических методов, используя для сравнительной оценки качества приближения длину полученного маршрута. Рассмотрим 3 наиболее популярных эвристических алгоритма:
Метод ближайшего соседа;
Метод ближайшего города;
Метод самого дешевого включения.
В методе ближайшего соседа, пункты плана последовательно включаются в маршрут, причем, каждый очередной включаемый пункт должен быть ближайшим к последнему выбранному пункту среди всех остальных, еще не включенных в состав маршрута.
Метод ближайшего города на каждом шаге алгоритма строит допустимый маршрут по текущему подмножеству пунктов уже включенных в маршрут, добавляя к нему новый пункт из числа еще не включенных в маршрут, для которого найдется ближайший сосед из числа пунктов уже принадлежащих маршруту.
Метод самого дешевого включения на каждом шаге алгоритма проводит допустимый маршрут по текущему подмножеству пунктов, уже включенных в маршрут, добавляя к нему новый пункт, включение которого между некоторыми смежными пунктами приводит к минимальному увеличению стоимости (длины) маршрута.
Однако любой эвристический метод базируется на формально не обоснованных соображениях, поэтому невозможно доказать, что эвристический алгоритм для любых исходных данных находит решения близкие к оптимальному.
Табу-поиск. Основоположником эвристического алгоритма табу поиска является Ф. Гловер, который предложил принципиально новую схему локального поиска. Табу поиск является мета-эвристическим алгоритмом, который ведет местный поиск, чтобы уберечь его от попадания в ловушку преждевременных местных оптимумов, запрещая те перемещения, которые возвращают поиск к предыдущим решениям и приводят к циклической работе. Основным механизмом, позволяющим алгоритму избегать локальный оптимум, является табу список, который обновляется в конце каждой итерации. Выбор лучшего решения в окрестности происходит таким образом, что он не принимает ни одного из запрещённых атрибутов. Алгоритм табу поиска является довольно перспективным, однако введение штрафов на нарушение всех видов ограничений в целевую функцию не дает гарантий нахождения допустимых решений.
Роль транспорта в повышении эффективности деятельности компаний по продвижению грузов наглядно продемонстрировала технология "точно вовремя". При ее применении не требуется содержания большого складского хозяйства, ускоряется оборачиваемость капитала. Эта технология предусматривает доставку грузов "точно вовремя" по заранее разработанным и согласованным между участниками логистической цепи графикам поставок.
Доставка товара по жесткому графику требует четкой работы управленческого персонала по планированию, контролю и диспетчеризации поставок. Ведь при возникновении нарушения поставок участники логистической цепи несут значительные финансовые потери.
Затраты на транспортировку могут составлять 40% и более процентов в общей стоимости товаров. Применение логистики считается успешным, если транспортные расходы составляют около 10% от расходов на закупку этих товаров.
В зависимости от стратегии и задач логистической системы осуществляется выбор транспорта для доставки продукции. При этом учитываются размещение производства, технико-экономические особенности различных видов транспорта, определяющие сферы их рационального использования.
К основным задачам транспортной логистики относятся:
Выбор транспортно-технологической системы доставки;
Выбор перевозчика (определение вида транспорта, посредника транспортировки и типа транспортного средства);
Согласование транспортного процесса с работой склада;
Размещение груза внутри транспортного средства;
Маршрутизация перевозок и контроль движения груза в пути;
Обеспечение сохранности груза при транспортировке.
Очень часто при организации перевозок решается задача разработки альтернативных вариантов между пунктами отправления и назначения. Объем перевозимых грузов известен (заказ на поставку составлен потребителем товара).
Организация перевозок - это подготовка транспортного процесса, выбор подвижного состава и погрузочно-разгрузочных механизмов, выбор рациональной формы взаимодействия транспортных и погрузочно-разгрузочных средств, выбор маршрута движения.
Организация перевозок включает:
Планирование;
Оперативное управление;
Учет и контроль;
Установление порядка документооборота;
Расчеты за перевозки.
Критериями выбора способа доставки в логистике могут выступать:
Минимум затрат на перевозки (минимальная себестоимость перевозки или минимальные тарифы);
Минимум времени товара в пути (минимальное время доставки);
Минимум риска несвоевременной доставки (надежность перевозки);
Максимум провозной способности транспорта (возможность перевезти требуемые объемы груза);
Готовность к перевозке в любой момент времени и обеспечение ее в различных условиях (доступность услуг, их независимость от погодных условий и т.д.);
Минимум потерь груза при транспортировке (сохранность товара, его защищенность от потерь, порчи, повреждений и хищений).
Особая роль отводится автомобильному транспорту, как самому гибкому и мобильному в составе транспортного комплекса. Без автомобильного транспорта невозможна реализация современных логистических технологий (таких как "точно вовремя"; "от двери до двери" - DDT - сервис) в системах снабжения и сбыта товаропроизводителей. Расчеты за транспортные услуги осуществляются с помощью транспортных тарифов. Эти тарифы включают:
Плату, взыскиваемую за перевозку грузов;
Сборы за дополнительные операции, связанные с перевозкой грузов;
Правила исчисления плат и сборов.
Известно, что в условиях конкуренции неизбежна борьба за клиента, в том числе и при оказании транспортных услуг. Это вносит коррективы в транспортные тарифы.
Для каждого конкретного случая доставки разрабатывается транспортно-технологическая схема перевозок, определяющая последовательность выполнения операций. Решение технологических вопросов тесно связано с организацией перевозок.
В некоторых случаях это может быть один, самый важный для грузовладельца критерий.
Решая задачу выбора вида транспорта, важно все просчитать и не допустить подмены критериев, что может привести к неверному решению.
Стоимостная оценка необходима для всех критериев, а не только для расчета затрат на транспортировку. Так, необходимо оценивать ущерб из-за прогнозируемых потерь груза при перевозке, из-за недостаточной доступности транспортных услуг или недостаточной провозной мощности и т.д. При таком подходе главным критерием является показатель затрат, связанных с доставкой товара. На уровень затрат влияет множество факторов, которые необходимо учитывать в соответствии с концепцией полной стоимости. При осуществлении такого логистического подхода работа отдельных звеньев логистической цепи настраивается на получение главного результата - продвижение материального потока с минимальными затратами. Низкая надежность перевозки - это не только срыв времени доставки и связанные с этим затраты, но и доставка товара позже конкурентов т. е. срыв выгодного контракта и т.д.
На практике не всегда проводится детальный расчет значения приведенных критериев для анализируемых вариантов. Нередко для принятия решения достаточно качественных оценок типа "дороже - дешевле", "лучше-хуже" и т.д.
К числу факторов, влияющих на выбор способа транспортного обеспечения, можно отнести такие; как:
Наличие дополнительных услуг по экспедированию, комплектации, доставке груза;
Гибкость маршрута;
Возможность переадресации в пути;
Регулярность работы транспорта;
Квалификация персонала перевозчика;
Контроль движения груза в пути при помощи средств связи;
Гибкость тарифных схем перевозок;
Порядок подачи заявки на перевозку;
Качество транспортных услуг;
Экономичность транспортных средств.
Перечень факторов, которые учитываются при транспортировке товара конкретным предприятием, может существенно меняться и насчитывать еще более нескольких десятков позиций, но главным при рыночной экономике остается показатель затрат.
Часто при выборе вида транспортного средства используется экспертная оценка значимости различных факторов. Главными в этом случае являются: надежность соблюдения графика доставки, время доставки, стоимость перевозки.
Тарифы являются формой цены на услуги транспорта. Построение тарифов должно обеспечивать:
Транспортному предприятию - возмещение расходов на транспортировку, а также возможность получения прибыли;
Покупателю транспортных услуг - возможность покрытия транспортных расходов.
Стоимость перевозки - один из главных факторов, влияющих на выбор транспортного средства.
Известно, что в условиях конкуренции неизбежна борьба за клиента, в том числе и при оказании транспортных услуг. Это вносит коррективы в транспортные тарифы.
Проведенные исследования управление транспортной системы позволяет сделать ряд выводов.
1. Транспортная система является одним из элементов повышения эффективности предприятия.
2. Для оптимизации транспортной системы применяют методы: "Точно в срок", Кларка-Райта, эвристические методы вставок, Табу-поиск.
3. Критериями оценки эффективности функционирования транспортной системы являются: скорость движения, минимальные затраты на перевозку груза, соблюдения графика доставки груза, гибкость маршрута,- возможность переадресации в пути, контроль движения груза в пути при помощи средств связи, качество транспортных услуг, экономичность транспортных средств.
Егменова Наталия Алексеевна ,
Член Ассоциации "Объединение АХП", ревизор сообщества,
административный директор с восьмилетним стажем работы,
В т.ч. ЗАО «Страховая группа УралСиб»
Очень важно понимать, что экономия - это просто сокращение расходов. В то время как оптимизация подразумевает стремление к устранению всех видов потерь и рациональное распределение расходов с минимальными потерями в уровне и качестве предоставляемой услуги.
Основными статьями расходов на корпоративный транспорт являются:
·
Покупка;
·
ГСМ (топливо, масла, тормозные и охлаждающие жидкости);
·
ТО, текущий и капитальный ремонты;
·
Страхование автотранспорта;
·
Обеспечение расходными материалами (омыватели, щетки, аптечки, огнетушители и т.п.), автомобильные шины (покупка, хранение, утилизация), мойка;
·
Медосмотры и подготовка ТС для выхода на линию (обучение персонала);
·
Парковка;
·
ДТП, штрафы за нарушение ПДД.
«Тяжеловесами» в этом перечне, если не считать покупку транспорта, конечно, являются ГСМ и ремонты.
Причины увеличения расходов:
·
Несовершенная система управления и контроля автотранспорта;
·
Безграмотное управление и низкий профессиональный уровень персонала;
·
Мошенничество;
·
Небережливое (халатное) отношение к имуществу компании и равнодушное отношение к происходящим в компании процессам.
В результате вышеуказанных причин компания имеет нецелевое и нерациональное использование транспорта.
В процессе оптимизации расходов на транспорт нужно разбудить в себе параноика, потому что именно это направление чаще всего кроет в себе нецелевые расходы! Пути снижения расходов.
На начальном этапе необходимо провести общий анализ и получить понимание, как формируются расходы на транспорт. В реальности это понимание не всегда есть. Многие компании имеют бюджет, есть планирование средств (как правило, по итогам уже имеющихся затрат +/- 5-10 %), но нет четкого понимания, на что по факту тратятся средства.
Чтобы определить, есть ли это понимание, достаточно задать себе несколько вопросов подобных этим:
Ø Неделю назад машина компании пришла из ремонта. Я точно знаю, что в ней ремонтировали? Я уверен(а) в необходимости этого ремонта и в том объёме, в каком он проведён? Почему? Я уверен(а), что смета на ремонт адекватная, а не могла быть ниже?
Ø
Компания заплатила за бензин в прошлом месяце 100 000 рублей. Почему? Сколько реально проехали водители в прошлом месяце? На этот пробег действительно нужно было заправить бензина на 100 000 тысяч рублей? Я это точно знаю?
Ø
Стоимость той парковки, где оставляет на ночь водитель автомобиль, действительно соответствует той сумме, которую он озвучил? И почему компания платит наличные? Почему не заключён договор?
И этих вопросов можно задать сотни, главное ответить на них саму себе честно и понять, где нужно работать и оптимизировать процессы.
Необходимо провести тотальную проверку всех документов, касающихся эксплуатации и обслуживания транспорта. И начать стоит с путевых листов.
Не смотря на то, что есть законодательные акты, регламентирующие и описывающие, как заполнять данный документ, он часто заполняется неправильно. Основных причин две: неграмотность и мошенничество. Поэтому при проверке необходимо обратить внимание насколько полно и правильно заполняются путевые листы в компании в принципе, делаются ли отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медицинских осмотров, а также отметки уполномоченного (обученного) лица о выпуске на линию. И особо необходимо обратить внимание на графы: показания спидометра (выход на линию/приезд в гараж), расход топлива. На оборотной стороне важно изучить маршруты движения, время простоя, пробег по конкретному маршруту, время в пути.
Далее, чистая математика! Начинаем просто считать выборочно или все путевые листы за определённый период. Необходимо провести расчёты и проверить общий пробег за день по спидометру и по сумме маршрутов. Проанализировать время в пути и время простоев между маршрутами. Для понимания ситуации можно проверить маршруты по карте, как с учётом пробок, так и без учёта. И, конечно, анализ расхода топлива - понять, сколько реально расходуется. Точнее сказать, сколько расходуется согласно путевым листам, а далее эти данные сравнить как с характеристиками транспортных средств, так и рекомендациями Минтранса.
Если в компании существует система заявок, провести проверку путевых листов в привязке к заявкам. Это позволит понять, как выстроена система обеспечения разъездным транспортом сотрудников компании. Если количество заявок не соответствует количеству поездок, если маршруты не совпадают заявками, понять, почему это происходит. Насколько грамотно и эффективно выстраиваются маршруты. Если одно направление, совмещаются ли поездки, или машина ездит в одно и тоже место несколько раз, или несколько машин одновременно едут в одном направлении и пассажиров в них по одному? В итоге это поможет провести глубокий анализ логистики поездок, который также необходим для понимания общей картины с использованием и эксплуатацией транспорта в компании. Если система заявок отсутствует или имеет условный формат, определить, как происходит обеспечение транспортом сотрудников. Причём здесь важно понять все нюансы.Далее начинаем проверять и изучать регламенты и инструкции, касающиеся управления транспортом и персонала. В реальности часто встречается частичное или полное отсутствие таких документов. Также, крайне часто встречается формальный подход: не прописаны алгоритмы эксплуатации и использования ТС, нет пошаговых инструкций тех или иных процессов и действий, нет правил заполнения документов, нет четко определённых норм и сроков.
Необходимо обратить внимание на должностные инструкции водителей, руководителей транспортных подразделений и сотрудников ответственных за транспорт. Также здесь часто присутствует формальный подход, не прописываются четко обязанности и ответственность. Важно выяснить оформлялся ли Акт приёма-передачи транспортного средства водителю или иному лицу. Для всех ли водителей оформлены данные документы и это только документ бухгалтерского учёта или существует еще форма акта, где отражено, в каком состоянии передан автомобиль сотруднику, есть описание автомобиля, его повреждений или фиксация их отсутствия, его состояние на момент передачи?
Обязательно, в рамках проверки документации, необходимо изучить журналы и карточки. Также частая ситуация, когда они отсутствуют, либо они не ведутся должным образом. Перечень данных журналов достаточно большой, но это очень важные документы, так как многие из них касаются безопасности и должны вестись согласно законодательству (журнал инструктажа на рабочем месте, журнал инструктажей по технике безопасности, журнал по проведению инструктажей с водительским составом по безопасности дорожного движения, журнал предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, журнал учёта ДТП и т.п.). Кроме того, данные журналы и карточки помогают вести учёт различных мероприятий по обслуживанию транспортных средств и расходных материалов и документов (карточка учёта работы автомобильной шины, журнал учёта путевых листов, журнал учёта неисправностей, журналы учёта и регистрации выдачи различных документов и материалов и т.п.).
Очень важно в рамках проверки документов проанализировать отчётные и закрывающие документы. Необходимо определить для себя за какой период (месяц, квартал и т.п.) будут изучаться данные документы. Далее важно понять, соответствуют ли данные документы произведенным оплатам за определённый период, и если нет, почему.
Кроме того, необходимо на основании данных документов провести серьёзный анализ закупок и их обоснованность. Какие услуги и товары приобретаются за наличный расчёт, а какие - по безналичному? Провести проверку произведенных ремонтных и обслуживающих работ и мероприятий, провести анализ их стоимости. Обратить внимание на частоту проведения ремонтных работ и мероприятий, особенно если они повторяются. Важно понять, насколько это возможно, обоснованность проведённых работ. Бывает такое, что провели ремонт какого-либо узла, а в заказ-наряде указаны дополнительные работы или запчасти, которые к данному узлу не имеют никакого отношения или в рамках проведённого ремонта неисправность указана одна, а если смотреть на работы или запчасти, то получается, что поломка должна быть совсем другой.
И последнее, что необходимо изучить из документов, это договоры. Определить в первую очередь, какие услуги оказываются по договорам, а какие без них. Внимательно прочитать все договоры, обратить особое внимание на их условия и выявить, где кроются основные риски и потери.
Для получения полной картины, какова ситуация с транспортом в компании, помимо изучения и анализа всех документов и логистики поездок, необходимо провести анализ рынка на аналогичные товары и услуги в области эксплуатации и обслуживания транспорта. В результате этой работы понять, завышена ли стоимость товаров и услуг, получаемых компанией, или всё предоставляется по вполне адекватной цене.
В процессе изучения выше указанного материала велика вероятность того, что многое вызовет недоумение и удивление, а может, даже злость. И на один вопрос получив ответ, последний вызовет еще больше вопросов. Но встав на этот путь, к этому нужно быть готовым. Нужно быть готовым к противодействию со стороны персонала. Нужно быть готовым услышать такие фразы как: «у нас так принято», «так было всегда» и т.п. И нужно понимать, что о каждой своей находке не обязательно докладывать подчиненным, потому что важно получить полную картину происходящего. И когда она, наконец, получена, необходимо определить направления, где самые большие проблемы, где необходимо в первую очередь проводить мероприятия по оптимизации. То есть выявить зоны особого внимания. Следующий этап - определение шагов по оптимизации. Что конкретно должно быть сделано в каждом направлении.
Итак, определив дальнейшие шаги по оптимизации, начинаем их реализовывать. Важно, максимально быстро (насколько это возможно) перейти на безналичную систему оплаты всех услуг и товаров. Необходимо полностью исключить хождение наличных денег.
Параллельно начинается работа по наведению порядка в документации и формированию пакета документов, соответствующих требованиям законодательства и интересам компании, а именно разработка и внедрение регламентирующих документов. В данных документах должно быть детальное отражение каждого шага, каждого процесса. Необходимо исключить любую возможность двоякого толкования или возможность действия по собственному усмотрению. Необходимо регламентировать и зафиксировать чёткое описание заполнения всех документов, касающихся транспорта, зафиксировать все сроки (заполнения документов, предоставления документов, подача заявок, уведомления о происшествиях или иных событиях и т.п.). Провести работу по анализу актуальности действующих нормативов (расходы топлив, сроки эксплуатации, ТО и т.п.) и соответствия их действующему законодательству. В случае необходимости определить и зафиксировать новые нормы.
Возможно, необходимо провести серьёзную работу по разработке и внедрению новых должностных инструкций, которые должны содержать максимально полное описание обязанностей водителей и сотрудников, обеспечивающих работу транспорта. Также не лишним будет отражение в них наличия материальной ответственности согласно ТК РФ.
Если в компании не выстроена система заказа транспорта или в процессе анализа выяснилось, что она требует реорганизации, необходимо провести соответствующие мероприятия. В первую очередь, если нет системы заявок, вводить. Определить сроки и форму подачи заявок, кому должны подаваться данные заявки, и всё это зафиксировать внутренним нормативным документом. Также важно определить круг сотрудников, которым может предоставляться корпоративный транспорт, а кому он не положен в принципе. Очень часто бывает, что в компании пользуются «разгонными» машинами не те, кому они действительно необходимы по работе, а те, кто имеют хорошие отношения с руководителем транспортного отдела или, как всегда, «исторически сложилось». Если есть необходимость, данный перечень также можно зафиксировать в регламенте.
Ø Поездки в одном направлении разных заказчиков и их совмещение;
Ø
Рабочее время водителя, время его обеда и время окончательно возврата в гараж, которое должно, по сути, совпадать с окончанием рабочего дня, согласно законодательству;
Ø
Погодные условия, которые могут повлиять на время в пути (снег, туман, ледяной дождь и т.п.), сезонность (преддверии праздников; летом машин меньше, но в пятницу многие едут на дачи; с началом учебного года количество машин увеличивается и т.п.), сложности направления (строительство эстакад, ремонт дорог и т.п.);
Ø
Исключение внеплановых поездок, приучать сотрудников к «плановой экономике».
Все изложенные меры не влекут за забой каких-либо дополнительных расходов. Но, есть мнение, что расходы невозможно снизить, не потратив на это ни копейки. И данное утверждение вполне можно считать обоснованным с одной оговоркой: расходы невозможно снизить с максимальной эффективностью, не потратив на это ни копейки. И эту максимальную эффективность реально могут дать системы мониторинга транспорта. Эти системы также могут называться навигационные системы, спутниковые системы, для многих понятно и такое определение - системы ГЛОНАСС/ GPS .
Чтобы установить такую систему необходимо разово «вложить» в среднем от 9000 до 12000 рублей на каждую единицу техники, ежемесячные расходы составят от 200 до 500 рублей за каждый автомобиль. В указанных цифрах не учитываются почтовые услуги при пересылке оборудования в региональные подразделения, которая, как правило, осуществляется за счёт Заказчика.По оценкам многих специалистов данные системы позволяют снизить расходы на транспорт, в среднем, на 20-30 %, а их установка окупается максимум за год.
Средний показатель окупаемости составляет не более 6 месяцев. При этом система мониторинга транспорта позволяет выявить и пресечь нецелевое использование служебного автотранспорта посредством следующих показателей:
Ø
Контроль местонахождения;
Ø
Оценка в режиме реального времени использования транспорта;
Ø
Максимально полные данные для проведения анализа - функция сохранения истории перемещений за период;
Ø
Контроль скоростного режима;
Ø
Точные данные простоя (включен двигатель, не включён).
Однако, нужно быть готовым к противодействиям последних при введении системы мониторинга транспорта. Не редки случаи, когда водители предпринимают попытки вывести приборы из строя. Так как это возможные материальные потери важно провести разъяснительную работу среди персонала, обозначить возможные последствия и быть готовым к «показательным» взысканиям ущерба в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Поэтому крайне важно при установке данного оборудования на конкретный автомобиль, передать оборудование водителю по Акту приёма-передачи.
При выборе компании, которая будет предоставлять оборудование и услуги по мониторингу транспорта, помимо стандартных тендерных процедур и условий, обязательно нужно провести тестирование оборудования и увидеть продукт (ОТЧЁТ), который будет получен в результате. Далее, определить, насколько данный отчёт информативен и соответствует всем требованиям.
·ПОКУПКА
Желательно исключить «разношёрстность» автомобилей и определить единую марку (модель) для автопарка. Понятно, что это могут быть варианты разных по классу автомобилей, для разъездного транспорта и для персонального. Прежде чем определить подходящую модель автомобиля, необходимо провести сравнительный анализ характеристик рассматриваемых моделей (расход топлива, гарантийный срок, стоимость деталей и ТО, надёжность).
Такой подход позволит заключить корпоративный договор на поставку со значительными скидками. Кроме того, в дальнейшем это позволит сократить и общие расходы на обслуживание.
·ГСМ (топливо, масла, тормозные и охлаждающие жидкости).
Одна из форм ухода от наличных денежных средств - это заключение договора на поставку ГСМ и введение топливных карт. Кроме ухода от наличных денег, топливные карты позволяют установить лимит топлива при заправке на определённый период (день, месяц). Кроме того, возможность получения ежедневных отчетов о транзакциях по всем или любой выбранной карте за любой период с указанием номера карты, даты и времени заправки, количества заправленного топлива, позволяет более жёстко контролировать расход топлива.
При заключении договора на поставку ГСМ расчёты за предоставленный услуги и товар производится единым платежом. В Москве и Московской области возможно заключение договора с прямым поставщиком топлива. Договор на поставку ГСМ при развитой региональной сети можно заключить с одним контрагентом, но который имеет договора с несколькими операторами. Такой договор позволяет не только иметь расчёты с одним контрагентом за все услуги и товары, но и выбрать подходящего оператора заправки в зависимости от его покрытия в том или ином регионе.
До 20% потерь ГСМ кроются в самом принципе системы их списания и контроля. Поэтому важно поддерживать актуальность действующих норм расхода и списания топлив. В данном процессе очень важно плотно взаимодействовать с бухгалтерией и все нормы и процедуры согласовывать с данным подразделением до введения их в действие.
Списание топлива необходимо проводить только с учетом детальной сверки путевых листов с заправочными ведомостями.
Дополнительным инструментом учёта расхода топлива могут стать датчики контроля расхода топлива, но на сегодняшний день нет однозначного мнения - устанавливать датчики или нет. В первую очередь это связано с имеющимися погрешностями у всех моделей и типов датчиков. Кроме того, некоторые типы датчиков не устанавливаются на гарантийные автомобили, так как их конструкция предполагает установку с непосредственным вмешательством в электронные системы и влечёт за собой снятие с гарантии транспортного средства. Справедливости ради, нужно сказать, что основным клиентом данных систем сегодня является грузовой транспорт.
·
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, ТЕКУЩИЕ И КАПИТАЛЬНЫЕ РЕМОНТЫ.
Данная статья расходов может составлять до 20-30% бюджета на автотранспорт. При отсутствии должного контроля и системы отчетности, потери по этой статье могут составлять до 50%. Основное, что необходимо сделать в данном направлении - это взять все процессы под полный и тотальный контроль.
Необходимо выбрать станцию технического обслуживания (СТО) и заключить с ней договор. Имеет смысл заключить договор не с одной, а двумя-тремя станциями, это позволит выбирать оптимальные варианты при ремонтах, а также избежать возможных непредвиденных затруднениях, если необходимо оперативное обслуживание.
Важно вести учёт плановых ТО и строго контролировать их проведение. Строго контроля требуют и другие ремонтные работы, поэтому необходимо исключить ремонт без предварительного согласования. На стадии согласования должен проводиться детальный анализ каждой поломки и предлагаемого ремонта, стоимости деталей. В некоторых случая стоит рассмотреть вопрос самостоятельного приобретения деталей для замены. Для объективности оценки имеет смысл подтверждение поломок (повреждений) различными средствами фиксации изображения (фото, видео).
·СТРАХОВАНИЕ АВТОТРАНСПОРТА
Для страхования автотранспорта компании наиболее правильным является заключение единого договора страхования. Причём, чем больше парк, тем выше эффект. Если в компании много региональных филиалов, подбирать страховую компанию необходимо с аналогичным территориальным покрытием. Прежде чем заключать договор страхования важно проверять надёжность страховой компании, в первую очередь - по отзывам клиентов.
Как один из способов снижения расходов на страхование, можно рассмотреть вопрос применения условной и безусловной франшизы, наличие которых значительно снижает страховые премии. Однако, здесь нужно оценить все возможные последствия.
— если размер ущерба не превышает установленный договором размер франшизы, то страховое возмещение не выплачивается;
— если размер ущерба превышает установленный договором размер франшизы, то страховое возмещение выплачивается в полном объёме;
При безусловной франшизе:
— во всех случаях из размера страхового возмещения вычитается установленный договором размер франшизы
Некоторые компании, в случае виновности своих водителей в ДТП возмещают франшизу или сумму повышающего коэффициента за счёт самих же водителей.
· ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАСХОДНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ И УСЛУГАМИ.
Здесь важно выбрать наиболее подходящего поставщика по каждому направлению и заключить договоры (поставка расходных материалов, мойка, хранение шин и т.п.).
Важно вести учёт расхода материалов, контролировать сроки их эксплуатации. Очень часто именно на мелочах, которые мало контролируются, идут регулярные потери. Если есть возможность, выдачу новых расходных материалов осуществлять только после предоставления старых, вышедших из строя. Здесь важно учитывать возможность предоставления старых расходных материалов и целесообразность данного действия.
Необходимость вести учёт касается, в том числе, и автомобильных шин. Для этого оформляется карточка учета работы автомобильной шины. Помимо этого необходимо заключить договор(ы) на оказание услуг шиномонтажа, хранение и утилизацию автомобильных шин. Если хранение шин компания организует самостоятельно, крайне важно соблюдение правил и условий хранения, а также норм пожарной безопасности. Утилизация должна в обязательном порядке производиться организациями, имеющими на это право. Необходимо понимать, что просто выкинуть шину в мусорный бак нельзя. Возможные штрафы могут значительно превысить экономию. Кроме того, для списания вышедшей из эксплуатации шины необходимы соответствующие документы, подтверждающие её утилизацию.
Что касается мойки автомобилей, можно заключить договор или рассмотреть возможность мойки автомобиля по топливным картам. Даная услуга также оказывается компаниями-операторами, поставляющими топливо.
Чьими силами будет проводиться предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры определяется в первую очередь экономическими основаниями. В зависимости от размера автопарка и его географического размещения заключаются договоры с медицинскими учреждениями или в штат вводится медицинский работник.
Для организации процесса выпуска на линию автотранспорта, сотрудник, обеспечивающий данный процесс, обязан пройти обучение по программе «Безопасность дорожного движения», с последующим получением удостоверения установленного образца (срок действия 5 лет). В данном случае речь не идет об оптимизации расходов, но соблюдение данных норм позволит компании избежать возможных штрафов и предписаний.
·ПАРКОВКА
При организации парковки для корпоративного транспорта также необходимо заключать договор, даже если это частная парковка. Также важно определить, где паркуются машины в нерабочее время, на парковке рядом с офисом или по месту проживания водителей. В последнем случае, также необходимо провести анализ, это реальная потребность или «исторически сложилось», но по факту принципиальной необходимости кроме комфорта самого водителя в этом нет. Нужно всегда помнить, что водитель такой же сотрудник, как и все остальные и его рабочий день начинается также как и у остальных. Другой вопрос, если наличие парковки рядом с домом действительно обусловлено производственной необходимостью.
Для обеспечения автомобиля стоянкой в зонах платной парковки необходимо приобрести парковочные карты, оплата которых также происходит по безналичному расчёту. Кроме того, парковочные карты могут быть использованы как дополнительный источник информации и местонахождении автомобиля. Это может помочь в случаях, если компания не использует системы мониторинга транспорта.
·ДТП, штрафы за нарушение ПДД
В случаях, если водители нарушают правила дорожного движения, штрафы выставляются на владельца транспортного средства, а именно на компанию. Получается, что компания несёт издержки за недобросовестное исполнение водителем своих обязательств. Поэтому вполне логично, если водитель возместит компании выплаченные по его вине денежные средства. Алгоритм возмещения штрафов за нарушения ПДД необходимо совместно определить с бухгалтерией и отделом по работе с персоналом.
И конечно, в целях профилактики нарушений ПДД и исключения аварийности на дорогах, важно проводить постоянную работу по формированию культуры вождения у водителей. Одним из эффективных инструментов по дисциплинированию водителей может стать создание обратной связи - размещение на автомобиле объявления: «Если вам не нравится, как водит наш сотрудник, позвоните по телефону: ***».
Все предложенные меры направлены на сокращение нецелевых расходов и уход от мошеннических схем. Оценить реальный эффект можно только если в компании действительно снизились затраты, но не гарантирует исключение откатной схемы на 100 %, поэтому данное направление требует постоянного внимания и контроля. На пути оптимизации расходов не бывает мелочей. Смиритесь с тем, что вас будут называть занудой и параноиком.
Знайте, даже если Вы считаете, что работа в Вашей компании оптимизирована на 100%, значит Вы давно не занимались анализом ее расходов.
Заданная тема не рассматривает вариант аутсорсинга.Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Основополагающие преобразования и роль в бизнесе логистики в России. Современная ситуация в управлении цепями поставок, особенности использования зарубежного опыта. Основные тенденции и перспективы развития логистики и управления цепями поставок.
реферат , добавлен 14.08.2011
Логистические системы и их элементы. Место транспортной логистики в логистической цепи поставок. Организационные принципы и основные функции транспортировки груза. Единообразие коммерческо-правового и документационного обеспечения транспортной логистики.
контрольная работа , добавлен 17.09.2009
Сущность и задачи логистической деятельности. Основные проблемы развития логистики в России. Формирование рынка логистических услуг, пути совершенствования управления цепями поставок. Приоритетные направления государственной транспортной политики.
реферат , добавлен 08.01.2014
Цепочка поставок для одного продукта. Предназначение и функции логистики, ее современное определение и место в бизнесе. Логистический цикл доставки груза. Пример результатов оптимизации расходов на логистику. Основные составляющие логистических систем.
презентация , добавлен 31.10.2016
Основы логистической системы в сфере оптовой и розничной торговли. Интеграционные процессы в логистике и их эффективность. Взаимодействие маркетинга и логистики в оптово-посреднической деятельности. Организация логистики на предприятии ООО СП "Лидер".
курсовая работа , добавлен 21.10.2011
Взаимозависимость показателей функционирования предприятий и базовых элементов управления цепями поставок. Подход к планированию логистики. Основные источники излишних логистических затрат. Этапы и обоснование планирования и проектирования поставок.
курс лекций , добавлен 22.01.2016
Сущность и содержание оптимизации логистических процессов, методик их оценки. Особенности складской логистики в системе. Анализ системы управления логистикой и эффективности функционирования логистических процессов. Внедрение механизма аутсорсинга.
дипломная работа , добавлен 28.03.2014
Элементы логистики, ее задачи, функции и классификация видов. Особенности сбытовой логистики. Взаимодействие функциональных подсистем логистики в ОАО "Зверохозяйство Мелковское", экспресс-диагностика ее системы. Модель управления процессом товародвижения.
курсовая работа , добавлен 15.05.2012
Загрузка...
